Adatvédelmi szabályzat kiegészítése-AI-alapú e-mailes ajánlatadó
A D A T K E Z E L Ő : Zala-Kraft Kereskedelmi Kft.
É R I N T E T T R E N D S Z E R: AI-alapú e-mailes ajánlatadó
Cél, jogalap és a kezelt adatok köre
Az adatkezelés célja és jogalapja:
A Szálloda a honlapon leadott ajánlatkéréseket és az e-mailben érkező szállásfoglalási megkereséseket
mesterséges intelligenciával támogatott rendszerrel dolgozza fel. A rendszer a megkeresés szövegéből
kiolvassa a foglaláshoz szükséges adatokat (időpont, létszám, szobatípus, kért szolgáltatások), az ajánlat árát
előre rögzített, ellenőrzött szabályok alapján programkód számítja ki, a válaszlevél szövegét pedig nyelvi
modell fogalmazza meg.
Az adatkezelés célja: az ajánlatkérés megválaszolása, ajánlatadás és a szállásfoglalás előkészítése.
Az adatkezelés jogalapja: a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja, azaz az érintett kérésére történő, a
szerződéskötést megelőző lépések megtétele. Az adatok megadása nem kötelező, de nélkülük a megkeresésre
nem tudunk ajánlatot adni.
A kezelt adatok köre:
A megkereséssel összefüggésben az alábbi adatokat kezeljük: név, e-mail-cím, telefonszám, az érkezés és a
távozás tervezett időpontja, a felnőtt vendégek száma, a gyermekek száma és életkora, a megkeresésben
megadott további kérések (például szobatípus, ellátás, kisállat, kedvezményre való jogosultság), valamint a
megkeresés és a válaszlevelezés teljes szövege.
A gyermekek életkorát azért kezeljük, mert az ajánlat ára életkori sávok szerint alakul. Kiskorú adatait minden
esetben a foglalást kezdeményező felnőtt adja meg.
Kérjük, hogy a megkeresésben csak a foglaláshoz szükséges adatokat adja meg. Egészségügyi vagy más
különleges adatot (például betegségre, gyógykezelésre vagy étrendi korlátozás egészségügyi okára vonatkozó
információt) ne írjon a levélbe. Ha ilyen körülmény az Ön ellátásához szükséges, azt a foglalás visszaigazolását
követően, külön egyeztetjük.
Adatfeldolgozók és adattovábbítás
Adatfeldolgozók:
A megkeresés feldolgozásához az alábbi adatfeldolgozókat vesszük igénybe: [a fenti táblázat]. Valamennyi
adatfeldolgozóval a GDPR 28. cikkének megfelelő szerződést kötöttünk, amely az adatokat kizárólag a fenti
feladat ellátására engedi felhasználni.
Adattovábbítás, megőrzés, automatizált döntés
Adattovábbítás harmadik országba:
A rendszer futtatását végző Vercel Inc. és a tartalék levélküldést biztosító Twilio Inc. az Egyesült Államokban
bejegyzett szolgáltatók. Az adattovábbítás jogalapja az Európai Bizottság EU–USA adatvédelmi keretre
vonatkozó megfelelőségi határozata, valamint az Európai Bizottság által elfogadott általános szerződési
feltételek (SCC). A megkeresések feldolgozása és tárolása egyébként az Európai Unión belül történik.
Megőrzési idő:
Az ajánlatkérés adatait — beleértve a megkeresés szövegét — a feldolgozó rendszerben a beérkezéstől
számított 90 napig őrizzük meg, ezt követően azok automatikusan törlődnek. A szálloda e-mailpostafiókjában
a levelezés 365 napig marad meg.
Ha a megkeresésből foglalás jön létre, az adatokra a szerződés teljesítéséhez és a számviteli
kötelezettségekhez kapcsolódó megőrzési idők irányadók (számviteli bizonylatok esetén 8 év).
Automatizált döntéshozatal:
„Az ajánlat árát programkód számítja ki, a válaszlevél szövegét mesterséges intelligencia fogalmazza meg, a
levelet azonban minden esetben munkatársunk ellenőrzi és küldi el. Az Ön ügyében tehát nem születik
kizárólag automatizált adatkezelésen alapuló döntés.”
AI-tájékoztatás és az érintett jogai
Tájékoztatás a mesterséges intelligencia használatáról
A megkeresésekre adott válaszlevelek szövegét mesterséges intelligencia állítja össze. Erről minden kiküldött
levélben külön tájékoztatjuk Önt. A levélben szereplő árak és feltételek nem az AI becslései: azokat a szálloda
hivatalos árlistája alapján programkód számítja ki.
Az Ön jogai — hozzáférés, helyesbítés, törlés
Ön bármikor kérheti a megkeresésével kapcsolatban kezelt adatai másolatát, azok helyesbítését vagy törlését,
továbbá tiltakozhat az adatkezelés ellen. Kérését az info@hotelaphrodite.hu címre küldve jelezheti; a törlést
legkésőbb 30 napon belül elvégezzük, és arról visszaigazolást küldünk. A törlés a feldolgozó rendszerre és a
szálloda e-mail-postafiókjára egyaránt kiterjed.
Panasszal a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11.,
ugyfelszolgalat@naih.hu) fordulhat, illetve bírósághoz.
